Die 5 Grundlagen für erfolgreiche Besprechungen und Meetings

Die 5 Grundlagen für erfolgreiche Besprechungen und Meetings

Erfahrene Führungskräfte wissen, dass der Informationsfluss wichtig für den Erfolg ihres Teams ist. Besprechungen, in denen diese Informationen weitergegeben und vertieft werden, gehören daher zu ihrem Erfolgsrepertoire. Diese Besprechungen dienen aber noch einem weiteren Zweck: Sie schweißen das Team zusammen. Durch die Beteiligung an den Entscheidungen und die Diskussionen der wichtigsten Eckpfeiler lernen die Mitarbeiter, Verantwortung für den Erfolg des Teams zu übernehmen.


Die 5 Vorteile von guten Teambesprechungen

# Gute Teambesprechungen bringen eine Menge Zeitersparnis, denn die Chefs können Informationen gleichzeitig an mehrere Personen geben.
# Die Fehlerquote im Arbeitsprozess sinkt, denn die Möglichkeit zur Nachfrage ermöglicht ein besseres Verständnis.
# Doppelarbeiten werden durch einen verbesserten Informationsfluss vermieden.
# Die Personen, die später von den Ergebnissen betroffen sind, werden an der Entscheidungsfindung beteiligt. Dadurch steigen Akzeptanz und Motivation.
# Die Führungsverantwortlichen lernen ihre Mitarbeiter, deren Ideen, Kommunikations- und Teamfähigkeit besser kennen und können so gezielter führen.

Aus Untergebenen werden Mitarbeiter und Mitdenker, die ihr Wissen und ihre Erfahrung zur Steigerung der Qualität der Arbeit einbringen können. Nebenbei steigt die Zufriedenheit, die die Mitarbeiter in der täglichen Arbeit empfinden. Und diese Zufriedenheit fördert wiederum die Qualität der Arbeitsergebnisse. So befinden sie sich mitten in der Erfolgsspirale, die gute Teams auszeichnet und deren Erfolg auf lange Zeit festigt.

Sie machen Ihre Meetings erfolgreich, indem Sie Ihre Besprechungen nach den folgenden Grundlagen planen und durchführen:

# Einen exakten Rhythmus festlegen
# Die 9 Spielregeln für erfolgreiche Besprechungen befolgen
# Die Struktur der Besprechung planen
# Richtig Protokoll führen: das Ergebnisprotokoll
# Die Einhaltung der Verabredungen überprüfen


1. Legen Sie einen exakten Rhythmus fest

Wichtig für Ihr Team ist, dass Sie einen regelmäßigen Besprechungsrhythmus festlegen und einhalten. Als ideale Besprechungstage haben sich die Montage oder Freitage erwiesen.

Führen Sie z. B. jeden Montag eine Besprechung durch, um mit Ihrem Team festzulegen, was in der Woche laufen soll. Sie legen sozusagen in der Besprechung den Terminplan für die Woche fest, besprechen die Aufgabenverteilung, prüfen, ob jeder im Team die nötigen Informationen hat, und können auf Besonderheiten wie Krankheitsfälle oder besondere Arbeitssituationen planerisch eingehen.

Die Montagsbesprechung eignet sich hervorragend für Teams, die häufig mit neuen Anforderungen konfrontiert sind, wie Verkäuferteams oder Teams nach einer Umstrukturierung, die sich neue Aufgabengebiete erschließen müssen.

Die Montagsbesprechungen können – wenn die zu besprechenden Sachverhalte das hergeben – wöchentlich oder auch in größeren Zeitabständen durchgeführt werden. Sie sollten aber mindestens einmal pro Monat stattfinden, da sonst der soziale Zusammenhalt der Gruppe nicht ausreichend gefördert wird.

Führen Sie die Besprechungen nach Möglichkeit einmal pro Woche durch. Verkürzen Sie lieber die Besprechungsdauer. Wenn keine inhaltlichen Themen zu behandeln sind, streichen Sie nicht den Besprechungstermin, sondern veranstalten Sie eine Kurzbesprechung bei einer Tasse Kaffee. Die Regelmäßigkeit ist wichtig für den sozialen Zusammenhalt des Teams. Und unterschätzen Sie nicht die Wirkung des informellen Meinungsaustauschs für das Funktionieren Ihres Teams.

Anders als die Montagsbesprechung dient die Freitagsbesprechung dazu zu reflektieren, was in der Woche alles gelaufen ist. Sie ist sozusagen eine Bestandsaufnahme, eine Art Zielabgleich und Kritikrunde. Hier wird offengelegt, was der Einzelne die Woche über gemacht hat, was gut funktioniert hat oder was verbessert werden muss.

Idealer Termin: freitags nach der Mittagspause! So werden die Besprechungen kurz und effektiv. Außerdem hat jedes Teammitglied die Chance, die Woche gedanklich abzuschließen und entspannt ins Wochenende zu gehen. So werden Kräfte für die nächste Arbeitswoche freigesetzt, die jeder mit einer klaren Orientierung beginnen kann.

Welcher Besprechungsrhythmus für Sie und Ihr Team der richtige ist, sollten Sie mit Ihrem Team diskutieren. Hier gibt es keinen Königsweg!

Nur eines ist wichtig: Halten Sie den einmal mit Ihrem Team festgelegten Kurs ein und führen Sie die Besprechungen regelmäßig durch. Nur so können sie ihre orientierende und teambildende Wirkung entfalten.


2. Die 9 Spielregeln für erfolgreiche Besprechungen

Bei der Durchführung von Teambesprechungen kommt es darauf an, dass Sie zu Beginn feste Spielregeln vereinbaren und sich dann auch daran halten!

Die goldene Besprechungsregel lautet: nie länger als 2 Stunden! Wenn Sie Probleme mit diesem Zeitlimit haben, dann führen Sie die Besprechung doch einmal im Stehen durch, an Stehtischen z. B.. Sie werden sehen, dass Sie mit dem Zeitlimit von 2 Stunden keine Probleme haben werden, auch wenn Sie nach einer Stunde noch eine Pause machen.

*Spielregel Nr. 1:* Pünktlich anfangen. Auch wenn nicht alle Teilnehmer da sind, fangen Sie an. Das ist für die Zuspätgekommenen ein deutliches Signal, dass Sie diese Unhöflichkeit nicht akzeptieren. Praktizieren Sie diese Konsequenz regelmäßig, wird sie bald den nötigen Erfolg zeigen.

*Spielregel Nr. 2:* Fragen Sie zu Anfang jeder Sitzung, ob die Tagesordnung von den Teilnehmern in der vorliegenden Form akzeptiert wird. Fügen Sie Ergänzungen ein, aber nur, wenn diese von dem jeweiligen Teilnehmer gut vorbereitet sind. Andernfalls auf die nächste Sitzung vertagen. Verdeutlichen Sie noch einmal das Ziel der Sitzung.

*Spielregel Nr. 3:* Arbeiten Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte zügig durch, aber lassen Sie ausreichend Raum für Diskussionen. Wenn Sie merken, dass ein Punkt mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant, legen Sie mit den Teilnehmern gemeinsam fest, wie Sie weiter vorgehen wollen. Prüfen Sie: Welche Punkte müssen unbedingt noch besprochen werden, welche können verschoben werden!

*Spielregel Nr. 4:* Machen Sie nach 45 bis 60 Minuten eine Pause. Dann steigt die Aufmerksamkeit wieder enorm. Benutzen Sie die Pausentechnik auch dann, wenn sich die Diskussion festgefahren hat. Eine Pause bewirkt dann manchmal Wunder. Die Gemüter haben sich beruhigt und Sie kommen schneller zu Lösungen.

*Spielregel Nr. 5:* Wenn Sie feststellen, dass die Besprechung länger als 2 Stunden dauern wird, machen Sie eine Pause, damit die Teilnehmer die Gelegenheit haben, Anschlusstermine zu verschieben.

*Spielregel Nr. 6:* Nutzen Sie die Möglichkeit zu visualisieren, wo es nur geht. Visualisieren lassen sich die Tagesordnung oder wichtige Fragen auf Flipchart, ebenso Protokollvorschläge. Folien eignen sich hervorragend, um komplexere Sachverhalte oder Zahlen zu verdeutlichen. Denken Sie daran: Der Mensch behält Informationen, die er hört, nur zu 20 %, die er sieht, zu 40 %, die er hört und sieht, zu 60 %.

*Spielregel Nr. 7:* Fassen Sie regelmäßig den Stand der Diskussion zusammen und geben Sie so den Teilnehmern eine wichtige Orientierung. Auch hierfür eignet sich das Flipchart wiederum hervorragend als Visualisierungsmittel.

*Spielregel Nr. 8:* Beziehen Sie alle Teilnehmer der Sitzung in die Diskussion mit ein. Achten Sie darauf, dass keiner außen vor bleibt, nur weil er sich nicht so eloquent darbieten kann. Häufig haben diese Mitarbeiter einen guten Sachverstand, der aber viel zu wenig zur Geltung kommt.

*Spielregel Nr. 9:* Beenden Sie die Sitzungen pünktlich, fassen Sie zum Schluss die Ergebnisse zusammen und legen Sie fest, wer was bis wann zu machen hat. Diese Ergebnisse sind dann im Protokoll festzuhalten.

Hierzu gehört auch festzulegen, was mit den Tagesordnungspunkten geschehen soll, die nicht behandelt worden sind (verschieben auf die nächste Sitzung, in kleineren Gruppen behandeln, schriftliche Stellungnahme im Rundlauf etc.).


3. Die Struktur der Besprechung planen

Erfolgreiche Teambesprechungen haben eine festgelegte Struktur. Diese Struktur gibt den Teilnehmern Orientierung und erleichtert ihnen die Vorbereitung.

Beispielhaft sind nachfolgend jeweils eine Musterstruktur für eine Montags- und eine Freitagsrunde aufgeführt.

Die Montagsrunde
TOP 1 Was sind die zentralen Ziele/Aufgaben/Prioritäten in der kommenden Woche?
TOP 2 Blitzlicht: Jedes Teammitglied stellt der Reihe nach Fragen zu den Zielen/Aufgaben: Was ist unklar? Was fehlt mir, um die Ziele zu erreichen?
TOP 3 Offene Diskussion: Welche Tipps gibt es für die Kollegen, damit sie ihre Aufgaben besser erledigen können?
TOP 4 Abschlussrunde: Gibt es irgendwelche Probleme/Fragen, die der Vorgesetzte für das Team klären sollte?

Achten Sie hier darauf, dass jedes Teammitglied sich in die Diskussion einbringt. Deshalb empfiehlt es sich, die einzelnen Mitglieder der Reihe nach zu bitten, sich zu den Zielen oder Aufgaben zu äußern und Fragen zu stellen. Das gilt auch für den TOP 3. Hier sollte es eine gute Übung sein, den Kollegen mit Tipps zu helfen, wie sie die Arbeit erfolgreicher erledigen können. Dabei sollten Sie das Motto in den Vordergrund stellen, dass der Erfolg des Einzelnen der Erfolg seines Teams ist. Nur so können Sie die nötige Offenheit herstellen.

Die Freitagsrunde
TOP 1 Runde 1: Jedes Teammitglied gibt Rückmeldung über die Erfolge der letzten Woche/über das, was gut gelaufen ist.
TOP 2 Runde 2: Jedes Teammitglied macht Vorschläge, wie aufgetretene Probleme beseitigt werden können.
TOP 3 Zusammenfassung der Erfolgspotenziale und der Verbesserungsvorschläge durch den Vorgesetzten.
TOP 4 Gemeinsame Planung der nächsten Woche.

Achten Sie vor allem bei TOP 2 darauf, dass die Runde nicht zu einer Klagerunde ausartet. Es nützt niemandem etwas, Probleme zu diagnostizieren. Das kann lediglich der erste Schritt sein. Erziehen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, in die Freitagsrunde nicht die Probleme, sondern die Lösungen der Probleme oder zumindest Lösungsvorschläge mitzubringen.

Das erreichen Sie am besten dadurch, dass Sie jedes Problem, zu dem es keinen Lösungsvorschlag gibt, auf den nächsten Freitag vertagen. Vereinbaren Sie, dass einer aus dem Team Lösungsvorschläge erarbeitet und sie in der Gruppe präsentiert. Erst dann sollten Sie das Problem diskutieren.

Hat ein Mitarbeiter damit Schwierigkeiten, helfen Sie ihm bei der Vorbereitung. Aber lassen Sie in der Folge kein Problem mehr ohne Lösungsvorschlag in die Besprechung einbringen!

So gestalten Sie die Tagesordnung

Es ist Ihre Aufgabe, die Tagesordnung für die Teambesprechung zu gestalten. Das muss eine Tagesordnung auf jeden Fall enthalten:

Checkliste: Die Tagesordnung richtig gestalten

Wo wird getagt?

 

 

(Ort, Raumnummer, gegebenenfalls Lageplan)

 

Wann wird getagt?

 

 

(Beginn und Ende der Sitzung – wichtig für die weitere Terminplanung)

 
Was wird in welcher Reihenfolge besprochen?  
Wie ist der Zeitrahmen pro Thema?  
Wer bereitet welches Thema vor?  
Welche Unterlagen sind mitzubringen? (Eventuell Unterlagen mit der Einladung verschicken)  
Wer führt Protokoll?  

Eine professionelle Tagesordnung kann eine hervorragende Basis für den Protokollanten sein. Haben Sie viele Entscheidungen in einer Sitzung zu treffen? Dann formulieren Sie in der Tagesordnung zu den einzelnen Entscheidungspunkten schon Entscheidungsvorschläge. Diese sind dann zusammen mit den Unterlagen Basis für die Diskussion.

Die Tagesordnung sollten Sie so rechtzeitig vor der Sitzung verschicken, dass jeder Teilnehmer ausreichend Zeit hat, sich vorzubereiten.

Bei Ihren regelmäßigen Besprechungen sollten Sie die Teilnehmer frühzeitig fragen, welche Tagesordnungspunkte sie einbringen wollen. Fertigen Sie daraus eine Tagesordnung nach den gleichen Kriterien wie oben und verteilen Sie diese an alle Teilnehmer.

4. Richtig Protokoll führen: das Ergebnisprotokoll

Ein brisantes Thema ist auch immer wieder das Führen des Protokolls. Für den einen ist es lästig, für den anderen eine willkommene Gelegenheit, im Nachhinein die Entscheidungen so zu manipulieren, wie es ihm passt.

Erfahrene Gesprächsführer gehen deshalb so vor: Sie machen zu jedem Punkt, der besprochen ist, einen Protokollvorschlag, den sie dem Team vorstellen. Wenn es möglich ist, visualisieren sie ihn auf Flipchart oder Folie. Haben die Teammitglieder zugestimmt, kann er unverändert ins Protokoll übernommen werden.

Auf diese Weise ist es auch möglich, gleichzeitig Besprechungsleiter und Protokollführer zu sein. Häufig empfiehlt es sich aber, einen Protokollführer zu bestimmen. Denn so haben Sie mehr die Möglichkeit, sich auf die Diskussion zu konzentrieren. Außerdem ist es ein hervorragendes Formulierungstraining für Ihre Teammitglieder, wenn diese ein Protokoll schreiben müssen. Lassen Sie in diesem Fall die Protokollvorschläge vom Protokollanten machen und visualisieren.

Diese Abstimmung in der Sitzung erspart Ihnen langwierige nachträgliche Abstimmungsprozeduren und Sie können sicherstellen, dass das Protokoll schnell fertig ist (ein bis 2 Tage nach der Sitzung). Das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie Ihre Teambesprechungen wöchentlich durchführen. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass das Protokoll schnell bei den Teilnehmern ist. Ein Protokoll, in dem Maßnahmen vereinbart worden sind, das aber erst am Beginn der nächsten Besprechung vorliegt, nutzt niemandem etwas.

Wenn Sie das Protokoll als Besprechungsleiter selbst führen müssen, nehmen Sie ein Diktiergerät mit zur Besprechung und diktieren Sie in der Sitzung die Ergebnisse. Mit etwas Übung stellen Sie so in kurzer Zeit das Protokoll fertig. Haben Sie keine Möglichkeit, nach Diktat schreiben zu lassen, notieren Sie die Ergebnisse auf Overhead-Folien, die Sie nach der Sitzung für die Teilnehmer kopieren können.

5. Die Einhaltung der Verabredungen prüfen

Mit der Besprechung und dem Versenden des Protokolls ist Ihre Aufgabe als Besprechungsleiter nicht beendet. Ebenso wichtig wie die Durchführung der Besprechung ist das Nachhalten der Vereinbarungen, die in der Besprechung getroffen wurden.

Achten Sie daher schon in der Besprechung und beim Protokoll darauf, dass klar wird, wer was bis wann zu erledigen hat. Dann fällt Ihnen das Nachhalten dieser Vereinbarungen im Nachhinein leichter.

Vereinbaren Sie Zwischentermine und lassen Sie sich von den Verantwortlichen berichten, wie weit sie mit der Erledigung der Aufgaben sind. Das mag zwar auf den ersten Blick etwas formalistisch erscheinen. Aber viele gute Ansätze sind schon im Sande verlaufen, weil die Konsequenz in der weiteren Arbeit fehlte.

Reagieren Sie auf negative Reaktionen oder Ausreden wie „keine Zeit“, „Es gab Eiligeres zu tun“ etc. Ihre Konsequenz wird letztlich durch die Ergebnisse belohnt werden. Und die Teammitglieder akzeptieren gern eine etwas strengere Hand, wenn sie sicher sein können, dass bei der Besprechung etwas Gescheites herauskommt.

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