7 Schritte zum effizienten Prüflabor

Lean Managment, schlankere Produktion

Wie Sie mit Lean Management auch diesen Bereich effizienter gestalten

Tipps für eine schlankere Produktion und Verwaltung finden Sie zuhauf, aber zu jeder Produktion gehört auch ein Prüflabor, das oft ungenutztes Potenzial aufweist. Gestalten Sie Ihr Labor „lean“ mit den folgenden 7 Schritten!

So machen Sie Ihr Labor „lean“

Viele Aufgaben führen unter Zeitdruck meist zum Chaos im Labor. Gerade von den Labormitarbeitern wird häufig gefordert, die Arbeit auf mehrere Schultern aufzuteilen und den Kollegen für die Erfüllung der Prüfaufgaben mehr Zeit zu geben. Ganz so einfach ist es leider aber nicht, denn meistens gibt es für die Prüfungen nur einen sehr engen Zeitplan. Wie können Sie unter diesen Rahmenbedingungen die Abläufe effizienter und effektiver gestalten?

Orientieren Sie sich an Ihrer Produktion! In der Produktion wird das Prinzip des Lean Managements konsequent umgesetzt, indem standardisierte und transparente Prozesse genutzt werden. Weshalb sollte dieses Prinzip nicht auch in Ihrem Laboralltag funktionieren? Mit der folgenden Vorgehensweise haben Sie einen Leitfaden, mit dem Sie Ihren Laboralltag schlank und effizient gestalten können.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor

Es ist nicht immer notwendig, gleich alle Prozesse im Labor zu verändern. Sie erzielen mehr Erfolg, wenn Sie punktuell Probleme identifizieren und beheben. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die eingespielten Prozesse, z. B. die Kommunikation zwischen Ihren Laboranten.

Schnell werden Sie erste Verbesserungspotenziale erkennen. Hinterfragen Sie, wie zielgerichtet die Kommunikation erfolgt oder wie effizient die letzte gemeinsame Besprechung gestaltet war. Mit den folgenden 7 Schritten wird es Ihnen gelingen, die Prozesse in Ihrem Labor transparent und strukturiert zu gestalten.

Die 7 Schritte für ein schlankes Labor

  • Schritt 1: Welche Informationen brauchen Sie wirklich? Bevor Sie Informationen weiterleiten, fragen Sie sich zunächst: Welche Informationen benötigen Sie für Ihre Prüfaufgaben tatsächlich?
  • Schritt 2: Wer ist der richtige Ansprechpartner? Nicht jeder hat die Kenntnisse und Erfahrungen, um die Bedeutung einer Information zu beurteilen und entsprechend zu handeln. Überlegen Sie deshalb zunächst: Erreichen Ihre Informationen tatsächlich diejenigen, die sie für die Erfüllung Ihrer Aufgaben auch wirklich benötigen?
  • Schritt 3: Wann werden welche Informationen benötigt? Lösen Sie die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt und richten Sie eine Infothek in Ihrem Labor ein. Darin sollen für alle Labormitarbeiter alle relevanten Daten verfügbar sein. Jeder Labormitarbeiter sollte natürlich einen Zugang besitzen. Sie können wichtige Informationen auch auf einem Flipchart oder einer Pinnwand darstellen.
  • Schritt 4: In welcher Qualität werden Informationen benötigt? Je nach Prüfaufgabe benötigen Sie eine unterschiedliche Informationsqualität. Mit welchem Aufwand die gewünschten Daten zu ermitteln sind, ist im Prüfauftrag vermerkt.
  • Schritt 5: In welchem Umfang werden die Daten benötigt? Halten Sie sich beim Datenmaterial an die Faustregel: „So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich.“ Hängen Sie an einen Prüfbericht keine unnötigen Messreihen an.
  • Schritt 6: Wie ist der Prüfbericht abzuliefern? Das „richtige Medium“ bedeutet konkret: das zweckdienliche Medium. Nutzen Sie also jedes Medium, mit dem der Empfänger erreichbar ist, ohne dass er dafür einen Zusatzaufwand leisten muss. Das kann auf Papier sein, per E-Mail, Telefon oder via Live-Chat.
  • Schritt 7: Wo werden Ihre Daten abgelegt? Geben Sie den Empfängern Ihrer Inhalte (z. B. Ihren Mitarbeitern) klare Hinweise, wohin Ihre Informationen nach der Durchführung einer Prüfreihe abgelegt, weitergeleitet oder gespeichert werden sollen.

Fazit: Lean so einfach wie in Ihrer Produktion

Übertragen Sie diese 7 Schritte auf andere Prozesse in Ihrem Prüflabor. Schauen Sie sich dazu auch die Prüfarbeitsplätze genau an und beurteilen Sie die Organisation auf dem Tisch. Erinnern Sie Ihre Labormitarbeiter, dass Selbstorganisation am eigenen Arbeitsplatz zu weniger Suchzeiten und störungsfreieren Arbeitsabläufen führt. Damit wird es Ihnen gelingen, den Gedanken des Lean Managements auch auf Ihr Labor zu übertragen.

In Prüflaboren herrscht häufig noch eine Zettelwirtschaft vor. Die Digitalisierung der Prozesse erspart Ihren Mitarbeitern das Abtippen des Prüfberichtes und die Daten werden an der richtigen Stelle abgelegt. Quelle: ehrenbergbilder – fotolia.com

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