So führen Sie ein rechtssicheres Laborjournal

So führen Sie ein rechtssicheres Laborjournal

Haben Sie auch schon Laborjournale gesehen, aus denen Sie beim besten Willen nicht schlau geworden sind? Möglicherweise hat jemand bei Zahlenkolonnen die Einheiten weggelassen, weil es immer dieselben sind und jeder das Gerät kennt, mit dem er die Daten erarbeitet hat. Oder die Proben, auf die sich die protokollierten Messergebnisse beziehen, lassen sich nicht mehr eindeutig identifizieren.


Laborjournal: Nachvollziehbarkeit ist oberstes Gebot

Als Laborleiter müssen Sie einschreiten, wenn Sie nicht nachvollziehbare Dokumentationen entdecken: Dass Sie Laborjournale als Beweismittel vorlegen, kann jederzeit von Ihnen verlangt werden. Für manche Dokumentationen bestehen Aufbewahrungspflichten bis zu 30 Jahren. Überlegen Sie deshalb: Welche Angaben benötigen Sie, um den beschriebenen Vorgang später präzise reproduzieren zu können? Wichtige Daten sind z. B.: Typ und Modellnummer eines verwendeten Gerätes. Diese Angaben finden Sie auf dem Typenschild. Selbst wenn sich das Gerät später nicht mehr in Ihrem Besitz befindet, können Sie mit Hilfe des Herstellers die Leistungsdaten (z. B. die Empfindlichkeit eines Messgerätes) rekonstruieren.Bei Chemikalien Hersteller, Reinheit und Chargennummer.Bei Arbeitslösungen, wer sie wann angesetzt hat. Diese Angabe sollte auf eine andere Stelle in einem Laborjournal verweisen, so dass eventuelle Verdünnungsfehler oder Alterung auch nachträglich berücksichtigt werden können.

Schwierig ist es, Dokumentationssicherheit für die Ausgaben älterer Messgeräte zu erreichen, bei denen diese Art der Dokumentation noch nicht in der Betriebssoftware vorgesehen ist. Dies betrifft z. B. Schreiber-Protokolle oder andere lose Blätter mit Daten, die vielfach als Zettelsammlung in Ordnern abgeheftet werden. Solche Blätter sollten Sie mit dem Datum, einem Verweis auf das Laborjournal und der Unterschrift des Bearbeiters versehen sowie von einer sachkundigen 2. Person gegenzeichnen lassen.

Skizzen und Schemata verdeutlichen Sachverhalte oft besser als lange Beschreibungen. Eingeklebte Fotos sind ebenfalls hilfreich. Definieren Sie eine angemessene Darstellung für Ihr Labor: Diese soll knapp, verständlich und präzise sein, ohne für Sie wichtige Daten auszusparen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, wie diese ihre Arbeiten dokumentieren sollen. Kontrollieren Sie regelmäßig stichprobenartig. Korrigieren Sie Fehler nicht nur. Erklären Sie stets, was falsch gemacht wurde und wie Sie sich eine bessere Dokumentation vorstellen.


Halten Sie die formalen Standards ein

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass sie mit ihrem Laborjournal ein Nachweisdokument führen, welches bei Rechtsstreitigkeiten – etwa in Patent-Angelegenheiten – über Sieg oder Niederlage entscheidet. Merkwürdigerweise sind die Standards für Laborjournale als Beweismittel vor Gericht vielen Menschen unbekannt, die in Laboratorien arbeiten. Entsprechend wenig werden sie beachtet. Lassen Sie keine Schludrigkeiten einreißen.


Checkliste: Diese Mindeststandards müssen Laborjournale erfüllen

Das Laborjournal ist ein gebundenes Buch, aus denen keine Seiten unbemerkt herausgetrennt werden können. Das erreichen Sie  durch durchlaufende Seitennummerierung (entweder so gekauft oder vor dem ersten Eintrag selbst gestempelt).  
Denken Sie an ein Inhaltsverzeichnis.  
Das Laborjournal hat ein Etikett beispielsweise mit der Aufschrift: „Laborjournal: Name des Labors, gegebenenfalls mit Adresse“. Falls das Laborjournal einer bestimmten Person zugeordnet ist, sollte deren Name ebenfalls auf dem Etikett (oder am Anfang des Laborjournals) aufgeführt sein.  
Auf dem Etikett muss das Anfangsdatum des Zeitraums stehen, mit dem die Eintragungen beginnen.  
Ist ein Laborjournal vollgeschrieben, dann wird das Datum der letzten Eintragung ergänzt. Zur Sicherheit können Sie alle diese Angaben auf der ersten Seite des Laborjournals wiederholen. Wichtig ist, dass Sie die Verwendungszeiten Ihrer Laborjournale nahtlos aneinander anschließen.  
Sämtliche Eintragungen sind zu datieren. Lassen Sie keine Zwischenräume oder Leerblätter frei, die nachträglich Eintragungen mit vermeintlich früherem Datum erlauben.  
Alle Eintragungen sind mit dokumentenechten Stiften vorzunehmen. Dieses sind Füllfederhalter und Kugelschreiber.  
Falsche Eintragungen werden mit einfachem Querstrich durchgestrichen, so dass sie entzifferbar bleiben. Die Korrektur können Sie darüber vornehmen.  
Datieren und signieren Sie Korrekturen stets. Verweisen Sie auf einen Nachtrag, in dem Sie den Grund für die Korrektur erläutern.  

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