Prozessbeschreibungen

Prozessbeschreibungen

Ein Standard für Prozessbeschreibungen wirkt auf die Qualität doppelt positiv: Zum einen muss das Rad nicht immer neu erfunden werden und zum anderen wird das Fehlerrisiko weitestgehend minimiert. Im Folgenden finden Sie ein Musterexemplar für den Prozessabschnitt der Erkennung fehlerhafter Ersatzteile. Was ist hierbei zu beachten?

Standardisierung bedeutet Vereinfachung

Damit nicht alle das Rad neu erfinden müssen, lohnt es sich, dass Sie Ihr Wissen in einem Standard zusammenfassen. Lassen Sie sich von dem vorliegenden Muster inspirieren und kreieren Sie eine passende Vorlage für Ihr Unternehmen. Sprechen Sie sich auch mit Kollegen aus anderen Abteilungen darüber ab, ob Ihre Vorstellung von einem Muster auch für diese gut zu verwenden ist oder ob Sie Ihre Vorlage eventuell noch anpassen sollten. Damit steigern Sie die Akzeptanz der Muster in vielen Bereichen.

Was in den Formularrahmen gehört

Der oberste Zeilenkasten beschreibt, worum es sich handelt: Es ist eine Arbeitsanweisung. Daneben steht, welcher Prozess beschrieben wird (hier: Erkennung fehlerhafter Ersatzteile), und direkt darunter, unter welchem Namen das Dokument gespeichert wurde (IH-FE_Muster.doc). Der letzte obere Kasten sagt aus, wann das Dokument zuletzt geändert wurde. Im unteren Zeilenkasten sehen Sie, wer den Muster-Prozess erstellt, geprüft und freigegeben hat. Derjenige, der den Prozess freigegeben hat, unterschreibt dann die Arbeitsanweisung im letzten Kästchen unten rechts, damit die Anweisung gültig ist (Freigabeunterschrift).

Visuelle und textliche Gestaltung ergänzen sich

Sie benötigen die visuelle Darstellung der Prozesskette für den schnellen und klaren Überblick. Daneben finden Sie die Prozessbeschreibung und wer für diesen Prozess zuständig ist (Zuständigkeit). Direkt unterhalb des Inhalts finden Sie den Geltungsbereich und den Zweck der Arbeitsanweisung. In den folgenden Zeilen wird der Prozess dargestellt. Zum Abschluss des inhaltlichen Teils finden Sie kurz und knapp wesentliche Aspekte zum Prozess, so dass diese jedem Mitarbeiter sofort ins Auge fallen.

So stellen Sie die Prozesskette grafisch dar

Wenn Sie die Prozesskette visuell darstellen wollen und keine Prozessmodellierungssoftware wie z. B. MS Visio oder Aris zur Hand haben, dann zeichnen Sie die Prozesse mit den Möglichkeiten von MS Office in Excel oder PowerPoint. Das Zeichenprogramm in Word besitzt nicht ganz die Funktionsfülle der beiden anderen Programme. Zudem können Sie alle Teile des visuellen Prozesses zusammen anklicken und dann mittels der Funktion „Gruppierung“ zu einem Objekt zusammenfügen, dass Sie dann in das Word-Dokument hineinkopieren.

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