Preiswert und einfach: Instandhaltungsmanagement mit Standard-Software

Preiswert und einfach: Instandhaltungsmanagement mit Standard-Software

Sie haben alle Daten im Blick. Sie sehen auf Knopf- druck, wie oft eine Maschine ausgefallen ist, welche Kosten damit verbunden sind, welcher Service- techniker die Reparatur durchgeführt hat, ob die Ursache tatsächlich erkannt wurde etc. All diese Funktionen bietet eine Software für das Instand- haltungsmanagement (IM). Doch bevor Sie diese Leistungen nutzen können, müssen Sie das passende Programm finden und finanzieren. Doch es geht auch einfacher.

Wie Sie mit Standard-Software ein Basis-IM realisieren können, zeigt Ihnen dieser Beitrag.

Nutzen Sie als Datenbank z. B. Exel oder Access

Die Basis eines jeden IM ist ein Datenbanksystem. Ob Sie dafür Access, Excel, OpenOffice oder mySQL verwenden, ist vom Prinzip her egal. Diese Programme haben alle 2 entscheidende Vorteile: Sie sind fast überall verfügbar und sie besitzen integrierte Datenkonverter, damit Sie später Ihre Daten in anderen Programmen auch weiterverwenden können. Für die Beispiele dieser Serie werde ich Microsoft Access verwenden.

Wie jede Datenbank besteht auch ein IM aus 3 grundsätzlichen Bestandteilen:

* Eingabemasken

* Datensätze

* Auswertungsberichte

Über die Eingabemasken gelangen alle Daten in die Datensätze, die Sie manuell eingeben. Zusätzlich können automatisch über Berechnungen oder auch Messwerterfassungen weitere Daten hinzugefügt werden. Welche Datenfelder ein Datensatz enthält, müssen Sie am Anfang festlegen.

1. Legen Sie zuerst 4 Basistabellen an

Rufen Sie Access auf und wählen Sie „Neue Datenbank anlegen“. Geben Sie der neuen Datenbank einen Namen, z. B. „Instandhaltung“. Danach öffnet sich das Fenster für die Datenbankverwaltung. Hier erstellen Sie zunächst die notwendigen Tabellen, in denen sich die Daten befinden.

Es bietet sich an, ähnliche Objekte (Fahrzeuge, Maschinen, Gebäude- technik etc.) in einzelne Tabellen zu gliedern, damit nicht zu viele Felder entstehen. Im ersten Teil dieser Serie erstellen wir zunächst die 4 Basistabellen Maschinen, Reparaturen, Adressen und Dokumente.

2. Definieren Sie die Felder der Tabellen

Schauen Sie sich zuerst einmal die Tabelle „Maschinen“ genauer an:

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Einige Datenfelder haben einen eindeutigen Eintrag wie Name, Hersteller, Seriennummer etc. Auch das Foto ist eindeutig und ließe sich direkt im Datensatz abspeichern, aber dadurch würde die Datenbank selbst unnötig aufgebläht. Also speichern Sie lediglich einen Hyperlink, der angibt, wo dieses Bild gespeichert ist. Wenn Sie das Bild später
ändern, haben Sie auch in der Datenbank immer die neueste Variante.

Bei anderen Datenbankfeldern können auch mehrere Einträge vorhanden sein, wie bei Reparaturen. Da Sie von vornherein nicht wissen, wie viele Einträge im Laufe der Zeit entstehen, legen Sie für dieses Datenbankfeld eine eigene Tabelle an, die dann beliebig wachsen kann.

Um zu unterscheiden, welcher Eintrag in der Tabelle „Reparaturen“ zu welcher Maschine gehört, legen Sie in dieser Tabelle das Feld „MASCH_ID“ an. Der Inhalt dieses Indexfeldes wird eindeutig von Access selbst ver- geben und hochgezählt. Es ist also ausgeschlossen, dass 2 Maschinen dieselbe ID erhalten.

3. Sie können bestehende Tabelle einfach importieren

Vielleicht haben Sie ja schon Ihre Kundendaten in einer Excel-Datei oder einem anderen bekannten Datenbankformat vorliegen, dann brauchen Sie diese nicht mehr neu einzugeben, sondern können die gesamte Tabelle mit den darin enthaltenen Daten ganz einfach in Ihre Access-Datenbank importieren. Wählen Sie dazu im Verwaltungsfenster das Register „Tabellen“ an und klicken Sie auf „Neu“. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Option „Tabelle importieren“ auswählen, danach das Format der Datei und den Namen angeben und dann den Anweisungen des Assistenten folgen. Nachdem Sie nun alle Basistabellen erstellt oder importiert haben, lesen sie nun, wie sich diese Tabellen sinnvoll verknüpfen lassen.

Bisher haben Sie den Aufbau der 4 grundlegenden Datenbank-Tabellen Maschinen, Reparaturen, Adressen und Dokumente kennen gelernt.
Diese Tabellen können Sie natürlich um individuelle Felder erweitern oder weitere Tabellen anlegen. Das Prinzip ist – wie vorher beschrieben – immer dasselbe. Um das weitere Vorgehen und die Verwendung der Tabellen zu verstehen, müssen wir uns die Ziele einer Datenbank- anwendung vor Augen halten.

Hinweis:
Der Begriff Datenbank wird oft unterschiedlich eingesetzt. Häufig wird diese Bezeichnung für eine ganz spezielle Sammlung von Daten für einen bestimmten Zweck verwendet (z. B. Instandhaltungs- Datenbank), auch das dafür eingesetzte Programm (Access, mySQL, SQLServer, Lotus 1-2-3, dBase etc.) wird häufig als Datenbank bezeichnet und letztendlich sind alle in Ihrem Betrieb vorhandenen Daten eine Datenbank. Behalten Sie vor allem diese letzte Sichtweise für die weiteren Ausführungen im Hinterkopf.

Ziel 1: Doppelarbeit vermeiden

Über alle Maschinen, Gebäudebereiche, Anlagen etc. existieren in Ihrem Unternehmen zahlreiche Informationen. Die unterschiedlichen Abteilungen nutzen diese Daten für ihre speziellen Zwecke.

Für den Bezug von Ersatzteilen für eine bestimmte Maschine be- nötigt die Abteilung „Einkauf“ z. B. die Adresse des Herstellers, den Typ, den Preis, die Bestellnummer etc. Für Ihre Zwecke wären z. B. Angaben über die Reparaturhäufigkeit, Länge der Ausfallzeiten etc. interessant.

Legen Sie sich nun für die Abteilungen „Einkauf“, „Controlling“ und Ihre Instandhaltung eigene Datenbanken an, sind Teile davon, z. B. die Adressen, redundant.

Ziel 2: Jeder greift auf den neuesten Datenbestand zu

Dieses Ziel ist eng mit der Forderung aus Ziel 1 verbunden. Stellen Sie sich die Situation mit den einzelnen Datenbanken wie beschrieben vor. Bei der Bestellung eines Bauteils erhält die Abteilung „Einkauf“ den Hinweis, dass sich die Adresse geändert hat. In Ihrer Datenbank verbleibt aber die alte Adresse, es sei denn, alle Abteilungen werden informiert und ändern ihre Einträge.

Ideal: alle Daten an zentraler Stelle mit individueller Zugriffsberechtigung

Schauen Sie sich nun die Tabellen aus dem ersten Teil an. Wenn Sie in einem kleineren Unternehmen ohne zentralen Datenbestand arbeiten, ist das Vorgehen so ohne weiteres möglich. In einem größeren Betrieb dienen diese Masken nur der Erzeugung der individuellen Eingabeformu- lare. Setzen Sie sich mit dem Leiter der IT zusammen und gehen Sie die einzelnen Tabellen und Felder durch. Welche Daten sind schon vor- handen? Welche müssen Sie individuell anlegen? Der EDV- Fachmann kann Ihnen die Anbindungen an existierende Datenbanken im Betrieb erstellen. Diese können Sie dann um Ihre individuellen Werte ergänzen.

Verknüpfen Sie die Tabellen miteinander

Sie sehen, dass es nur eine Tabelle „Reparaturen“ gibt. In dieser Form können Sie den Reparaturen noch keine Maschine zuordnen. Das Gleiche gilt für die „Dokumente“, und wer die Maschine repariert hat, ist auch nicht ersichtlich.

Wir brauchen also eine Verbindung zwischen den Tabellen. Dazu nutzen wir die im ersten Teil angesprochene Fähigkeit der Index-Felder, die jedes Datenbankprogramm bietet. Wir legen dazu in der Entwurfsansicht der Tabellen „Reparaturen“ und „Dokumente“ jeweils neue Felder an und nennen diese MASCH_ID. Als Felddatentyp wählen Sie bitte „Nachschlage-Assistent“ und dort aus der Tabelle „Maschinen“ den Wert MASCH_ID. Wenn Sie nun im Hauptbildschirm oben auf der Symbolleiste das Icon „Beziehungen anzeigen“ anklicken, sehen Sie folgendes Bild (wählen Sie „alle Beziehungen anzeigen“):

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Mit dieser Verknüpfung werden später bei Abfragen und Berichten automatisch nur die Datensätze in den Tabellen „Reparatur“ oder „Dokumente“ selektiert, die den gleichen Eintrag bei MASCH_ID
haben, wie er in der Tabelle „Maschinen“ ausgewählt wurde.

Nachdem Sie erfahren haben, wie Sie in MS Access Tabellen anlegen, und die passenden Verknüpfungen erstellt haben, möchte ich Ihnen zeigen, wie das Ganze praktisch genutzt werden kann.

In den Tabellen, z. B. „Maschinen“, haben wir zunächst alle Datenfelder definiert, die von Interesse sein könnten. Dabei haben Sie sich noch keine Gedanken darüber gemacht, wer die einzelnen Datensätze in welchem Umfang nutzen oder erstellen möchte.

Erstellen Sie individuelle Formulare z. B. pro Abteilung

Grundsätzlich ist es natürlich möglich, alle Daten in der schon bekannten Tabellenansicht einzugeben. Das ist allerdings etwas unkomfortabel und unübersichtlich. Außerdem haben Sie im Tabellenmodus Zugriff auf alle Felder.

Das erste Formular dient Ihnen persönlich als Eingabemaske, somit müssen Sie Zugriff auf alle Felder haben. Das Feld MASCH_ID ist allerdings nicht nötig, da es lediglich intern genutzt wird. Erstellen Sie das Formular in den folgenden Schritten:

1. Klicken Sie im Hauptfenster auf „Formulare“.

2. Wählen Sie „Neues Formular mit dem Assistenten erstellen“.

3. Wählen Sie die Tabelle „Maschinen“ und übernehmen Sie alle Felder bis auf „MASCH_ID“.

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4. Wählen Sie im nächsten Dialog ein einspaltiges Layout.

5. Die nächste Auswahl ist einzig und allein von Ihrem Geschmack ab- hängig, gehen Sie einmal alle Punkte durch und schauen Sie sich die verschiedenen Designs an.

6. Im letzten Schritt des Assistenten können Sie einen Namen für das Formular vergeben. Sinnvoll ist die Angabe von Abteilungen. Wählen Sie für Ihre Auswahl den Namen „Maschinen“, weil alle Felder der Tabelle vertreten sind.

Nun öffnet sich das Formular und Sie können die Daten eingeben. Mit dem Navigationsfeld ganz unten blättern Sie vor und zurück, ans Ende oder an den Anfang.

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Auch der Einkauf kann z. B. Daten eingeben. Für diese Abteilung wären allerdings viele Punkte unwichtig, wie die Wartungsintervalle. Dafür können Sie auf dem gleichen Weg ein 2. Formular erstellen.

Hinweis:
Alle Werte, die Sie bislang festgelegt haben, können Sie nachträglich ändern. Der Assistent dient lediglich dazu, ein Formular schnell und einfach zu erzeugen. Wenn Sie im Hauptfenster ein Formular anwählen und dann im Menü auf „Entwurf“ klicken, öffnet sich ein Editor, mit dem Sie ein Formular komplett an Ihre Wünsche anpassen können.

So schützen Sie einzelne Felder vor unbefugten Änderungen

Verwenden Sie das Hauptformular möglichst nur für die einmalige Eingabe der Daten. Für die weitere Nutzung sollten Sie in den einzelnen Formu- laren bestimmte Felder sperren. Wenn ein Mitarbeiter die Angabe für das Wartungsintervall ändern möchte, wäre es nicht sinnvoll, dies im Haupt- menü zu tun, denn schnell ist z. B. die Seriennummer gelöscht oder geändert. Wenn Sie nicht für jede Aufgabe ein spezielles Formular erstellen wollen, können Sie auch einzelne Felder sperren.

Das geht so: Wählen Sie ein Formular aus, gehen Sie auf das betreffende Feld und wählen Sie mit der rechten Maustaste „Eigenschaften“. Dort finden Sie im Register „Daten“ das Merkmal „gesperrt“. Wählen Sie „Ja“. Dies dient nicht der Sicherheit, sondern schützt lediglich vor versehent- lichem Überschreiben oder Löschen.

Sie sind nun in der Lage, für Ihr Instandhaltungsmanagement Tabellen zu erzeugen und je nach Bedarf die passenden Formulare zu erstellen und anzupassen. Nun werden wir mit Verknüpfungen und Abfragen den letzten Feinschliff in unser Programm bringen.

Bisher erfuhren Sie, wie Tabellen und Formulare erzeugt werden. Nun geht es um die sinnvolle Verknüpfung. Um Ihnen den Einsatz anderer Datenbanksysteme nicht zu erschweren, gehe ich dabei möglichst wenig auf Accessspezifische Funktionen ein. Auch wenn einiges damit eleganter zu lösen ist.

Jede Datenbank lässt sich immer auf unterschiedlichen Wegen realisieren. Mit welchem Sie in der Praxis am besten klarkommen, ist Ihre individuelle Entscheidung.

Wenn Sie eine Reparatur eingeben wollen, so können Sie die passende Maschine heraussuchen und dann dort eine Reparatur hinzufügen. Sie können aber genauso gut einen Reparaturvorgang anlegen und die passende Maschine damit verknüpfen.

Erstellen Sie Formulare mit Zusatznutzen

Sie haben gesehen, dass Sie Daten über mehrere Formulare in eine Tabelle eingeben können. Es geht aber auch umgekehrt und das sogar teilweise automatisch. Nun kommen auch unsere Index-Felder zum Tragen, die wir bisher angelegt haben. Die Verknüpfungen, die wir erstellt haben, sind der Dreh- und Angelpunkt einer Datenbank.

Wir werden nun ein neues Formular mit folgender Funktionalität erstellen:

* Im Hauptteil des Formulars sehen Sie die Maschinendaten,

* in einer Tabelle darunter finden Sie alle Reparaturen, die dieser Maschine zugeordnet sind.

1. Erstellen Sie ein Formular unter Verwendung des Assistenten

2. Wählen Sie aus der Tabelle „Maschinen“ alle Felder bis auf MASCH_ ID und aus der Tabelle „Reparaturen“ alle Felder außer „MASCH_ID“ und „REP_ID“.

3. Wählen Sie im nächsten Dialog „Datenanzeige: nach Maschinen“ und „Formular mit Unterformular“.

4. Gehen Sie auf „Weiter“ und aktivieren Sie „Datenblatt“.

5. Wählen Sie im nächsten Dialog ein Format Ihrer Wahl, gehen Sie auf „Weiter“ und geben Sie den Namen „REP_MASCHINE“ für das Formular ein, den Namen für das Unterformular lassen Sie unverändert.

Wenn Sie dieses Formular nun öffnen, sollte es ähnlich der folgenden Abbildung aussehen:

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Sie sehen, unsere Anforderungen wurden erfüllt. Wir haben aber noch einen zusätzlichen Nutzen, denn über die Tabelle können Sie nun auch Reparaturen eingeben, weil es sich um ein ganz normales Formular handelt. Da Sie die Reparatur im Kontext der Maschine eingeben, wird das Datenfeld „MASCH_ID“ in der Tabelle „Reparaturen“ automatisch ergänzt.

Wie Sie Ihre IM-Software ergänzen können

In einem so begrenzten Rahmen kann ich natürlich nur auf die grundleg- enden Funktionen eingehen. Aber was Sie bisher kennen, ist die Basis für ein sehr flexibles und kostengünstiges System, das Sie ganz an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Legen Sie sich am besten 2 Datenbanken an, eine zum Ausprobieren und die andere für Ihre Arbeit.

Schauen Sie sich z. B. das Formular „REP_MASCHINE“ einmal in der Entwurfsansicht an. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld „Servicetechniker“, geben Sie „ändern in Kombinationsfeld“ ein und wählen Sie unter Eigenschaften/ Daten den Herkunftstyp „Tabelle“ und als Datensatzherkunft „SELECT Adressen.Name FROM Adressen“; Jetzt brauchen Sie den Namen nicht mehr einzugeben, sondern wählen ihn aus einer Liste.

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