Abmahnung oder Ermahnung – so reagieren Sie richtig

Abmahnung, Ermahnung, Kündigungsschutz, Kündigung

Sie sind der Chef: Als Arbeitgeber haben Sie es in der Hand, wie Sie gegenüber einem Mitarbeiter, der seinen arbeitsvertraglichen Pflichten nicht nachkommt, vorgehen. Sie können frei entscheiden, ob und welche Verstöße Sie durch Ermahnung oder Abmahnung rügen.

Nicht immer ist eine Abmahnung der beste Weg. Ihr Fingerspitzengefühl ist gefragt, denn manchmal ist ein intensives Personalgespräch oder eine – kündigungsrechtlich folgenlose Ermahnung – besser als eine Abmahnung.

Wie Sie in der konkreten Situation auf das Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters reagieren, müssen Sie vom jeweiligen Einzelfall abhängig machen. Wichtig ist dabei nur, dass Sie Ihrem Mitarbeiter aufzeigen, dass Sie sein Verhalten nicht tolerieren, und dass Sie entsprechend konsequent reagieren.

Der neuerdings gesellige Mitarbeiter
Mit Frank K. haben Sie bei seiner Einstellung einen guten Griff getan. Nach Ablauf seiner Probezeit stellt sich allerdings eine neue Eigenschaft von ihm heraus: Auch außerhalb der Arbeitspausen erweist er sich als sehr gesellig und hält die Kollegen oft mit privaten Unterhaltungen von ihrer Arbeit ab. Seine Arbeitsleistung lässt auch mehr und mehr zu Wünschen übrig.

*Folge:* Als Chef und Vorgesetzter müssen Sie sich das nicht bieten lassen. Sie können Frank K. abmahnen. Da er sich in der Vergangenheit aber als guter Mitarbeiter erwiesen hat, empfiehlt es sich, zunächst in einem intensiven Personalgespräch zu versuchen, ihn wieder an die alte Arbeitsleistung heranzuführen. Sagen Sie ihm klar und eindeutig, was Sie von ihm erwarten und fordern Sie ihn auf, seine Arbeitsleistungen zukünftig wieder ordentlich zu erbringen. Erklären Sie ihm auch, dass Sie sein Verhalten nicht dulden und im Wiederholungsfall abmahnen werden. Protokollieren Sie das Gespräch und lassen Sie es von Frank K. gegenzeichnen. Bezeichnen Sie dabei das Protokoll als Ermahnung und nehmen Sie es in seine Personalakte auf.

Wichtig ist, dass Sie das Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters dokumentieren. Wenn Ihnen die Abmahnung im Einzelfall als zu harte Reaktion erscheint, können Sie auch zu einer Ermahnung greifen. Im Unterschied zur Abmahnung enthält eine Ermahnung noch nicht den Hinweis auf eine Kündigung für den Fall, dass sich gleichartiges Fehlverhalten wiederholt. Sie ist also kündigungsrechtlich noch nicht relevant.
Die Ermahnung, als kleiner „Schuss vor den Bug“, reicht manchmal aus, um Ihren Mitarbeiter zur alten Leistungsstärke zurückzuführen.
Sie können eine Ermahnung wie folgt formulieren:

Steinholz AG
Südring 308
80992 München
Herrn Stefan K.
Personalnummer:
Abteilung: ………..
Ermahnung

Sehr geehrter Herr K.,

nach Ablauf Ihrer Probezeit habe ich festgestellt, dass Sie Ihre Kollegen sehr oft durch Plaudereien von der Arbeit abhalten und selbst auch weniger und schlechter arbeiten als bisher.

Ich fordere Sie auf, zu den Arbeitsleistungen, die Sie innerhalb Ihrer Probezeit gezeigt haben, zurückzukehren. Ich werde Ihr Verhalten nicht länger dulden und Ihnen gegenüber im Wiederholungsfall eine Abmahnung aussprechen.

Den Empfang dieser Ermahnung bescheinigen Sie uns bitte auf der beigefügten Zweitschrift. Die Durchschrift dieser Ermahnung nehmen wir zu Ihrer Personalakte.

Ort, Datum Unterschrift Arbeitgeber
In Empfang genommen:

Datum

Unterschrift Mitarbeiter

Hier kommen Sie um eine Abmahnung nicht herum

Für den Fall, dass Ihr Mitarbeiter gegen Ihre Arbeitsanweisungen, seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung oder gegen gesetzliche Vorschriften verstößt, steht Ihnen das Mittel der Abmahnung zur Verfügung.

Durch eine Abmahnung beanstanden Sie als Arbeitgeber in einer für den Mitarbeiter hinreichend deutlich erkennbaren Art und Weise Leistungsmängel und verbinden damit den Hinweis, dass im Wiederholungsfall der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.

Wenn Ihr Mitarbeiter seine Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis nicht erfüllt, macht seine Weiterbeschäftigung für Sie wenig Sinn. Sie werden dann das Arbeitsverhältnis beenden. Für eine solche verhaltensbedingte Kündigung ist es regelmäßig zwingend erforderlich, dass Sie die Pflichtverletzungen Ihres Mitarbeiters vorher abgemahnt haben. Denn Ihr Mitarbeiter soll von einer Kündigung nicht überrascht werden. Als Arbeitgeber und Vorgesetzter müssen Sie ihn warnen und ihm die Kündigung vorher ankündigen.

Beachten Sie den Kündigungsschutz

Sie brauchen allerdings nicht abzumahnen, wenn auf das betroffene Arbeitsverhältnis das Kündigungsschutzgesetz nicht anzuwenden ist. In dem Fall können Sie Ihrem schlecht arbeitenden Mitarbeiter jederzeit kündigen. Sie müssen nur die Kündigungsfristen beachten.

Beim allgemeinen gesetzlichen Kündigungsschutz müssen Sie einen Stichtag beachten. Das ist der 31.12.2003.

Waren in Ihrem Betrieb zu diesem Stichtag regelmäßig mehr als 5 Arbeitnehmer (Auszubildende werden nicht mitgezählt) beschäftigt, stehen diese auch heute noch unter dem allgemeinen gesetzlichen Kündigungsschutz. Von dieser Regel profitieren alle Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis vor dem 31.12.2003 begonnen hat, unabhängig davon, ob sie an diesem Stichtag schon die Wartefrist von 6 Monaten erfüllt haben oder nicht.

Für alle anderen Mitarbeiter gilt der neue Schwellenwert von 10 Arbeitnehmern. Nur wenn in Ihrem Betrieb mehr als diese Zahl von Arbeitnehmern beschäftigt sind, findet der allgemeine gesetzliche Kündigungsschutz Anwendung.

Aber selbst wenn Sie in Ihrem Betrieb diesen Schwellenwert überschreiten, heißt das nicht automatisch, dass ein bestimmter Mitarbeiter kündigungsgeschützt ist. Erst wenn er bereits länger als 6 Monate bei Ihnen beschäftigt ist, steht er unter dem allgemeinen gesetzlichen Kündigungsschutz.

Teilzeitbeschäftigte Mitarbeiter mit einer Arbeitszeit von nicht mehr als 20 Stunden pro Woche sind übrigens mit dem Faktor 0,5 und solche mit nicht mehr als 30 Stunden pro Woche mit dem Faktor 0,75 zu berücksichtigen.
Störungen im Vertrauensbereich erfordern grundsätzlich keine vorherige Abmahnung. In der Regel können Sie hier gleich kündigen, weil die innere Verbundenheit, eben das Vertrauen zu Ihrem Mitarbeiter, zerstört ist.

Das gilt beispielsweise in folgenden Fällen:

* eigenmächtiger Urlaubsantritt
* eigenmächtige Urlaubsverlängerung
* Diebstahl
* Fälschung von Krankmeldungen
* Fälschung von Reisekostenabrechnungen
* Spesenbetrug
* Untreue
* Unterschlagung
* Zeiterfassungsbetrug


Die Abmahnung kommt vor der verhaltensbedingten Kündigung

Als Arbeitgeber müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Sie das Verhalten Ihres Mitarbeiters vor dem Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung abmahnen.

Denn nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit darf die verhaltensbedingte Kündigung immer nur das letzte Mittel sein. Wenn es mildere Mittel gibt, Ihren Mitarbeiter wieder zu einem ordnungsgemäßen arbeitsvertraglichen Verhalten zu bewegen, müssen Sie auf ein solches zurückgreifen. Ein milderes Mittel ist die Abmahnung.

Vor einer verhaltensbedingten Kündigung müssen Sie in folgenden Fallgruppen grundsätzlich vorher abmahnen:

* Störungen im Leistungsbereich
* Störungen im betrieblichen Bereich

Zu den Störungen im Leistungsbereich gehören in erster Linie Schlecht- oder Minderleistungen Ihres Mitarbeiters.

Hierzu gehören beispielsweise:

* Arbeitsbummelei,
* Arbeitsverweigerungen,
* fehlende Arbeitsleistungen,
* mangelhafte Arbeitsleistung,
* Privattätigkeiten während der Arbeitszeit,
* unentschuldigtes Fehlen,
* Verletzung der Anzeige- und Nachweispflicht bei Arbeitsunfähigkeit in Folge Krankheit oder
* Unpünktlichkeit.

Bei Störungen im betrieblichen Bereich verstößt Ihr Mitarbeiter gegen Regeln, die für alle Mitarbeiter Ihres Betriebes gelten, typischerweise gegen die betriebliche Ordnung oder gegen den Betriebsfrieden.

Dazu gehören zum Beispiel:

* Alkoholverbot,
* Extreme politische Meinungsäußerungen,
* Missachtung der Autorität von Vorgesetzen,
* Parteipolitische Tätigkeiten,
* Rauchen trotz Rauchverbot.

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